Saiba como o conceito de “nexus” impacta suas obrigações tributárias e quais estados exigem registro mesmo sem presença física
Ao expandir sua operação para os Estados Unidos ou começar a vender remotamente para consumidores americanos, uma dúvida comum surge:
“Preciso me registrar em todos os estados onde faço vendas?”
A resposta está no conceito de nexo (nexus), um princípio do sistema tributário americano que determina quando uma empresa deve cobrar, recolher e remeter o imposto sobre vendas (Sales Tax) em determinado estado.
Com mais de 11.000 jurisdições tributárias diferentes nos EUA, entender o que ativa o nexo fiscal é essencial para garantir conformidade e evitar penalidades — especialmente se sua empresa vende online ou presta serviços em múltiplos estados.
Neste artigo, explicamos:
- O que é o nexo de imposto sobre vendas
- As diferenças entre nexo físico e nexo econômico
- Quando sua empresa precisa se registrar em outros estados
- Como acompanhar e gerenciar suas obrigações multijurisdicionais nos EUA
O que é o “nexus” no sistema tributário dos EUA?
Nexus é o termo usado para descrever a conexão fiscal mínima que uma empresa precisa ter com um estado para que este possa exigir o recolhimento de Sales Tax. Em outras palavras, é o que ativa sua responsabilidade tributária naquela jurisdição.
Existem dois principais tipos de nexus:
1. Nexo físico (Physical Nexus)
Ocorre quando a empresa tem presença física em um estado, como:
- Escritório ou filial
- Armazém ou estoque
- Funcionários residentes
- Representantes de vendas
- Participação em feiras ou eventos comerciais
2. Nexo econômico (Economic Nexus)
Estabelecido mesmo sem presença física, com base no volume de vendas ou número de transações realizadas em um estado. Foi introduzido após o julgamento da Suprema Corte no caso South Dakota v. Wayfair, Inc. (2018).
Exemplo: sua empresa está sediada na Flórida, mas vende mais de US$ 100.000 ou 200 transações por ano na Califórnia — isso já configura nexo econômico e obriga o recolhimento de Sales Tax na Califórnia.
📌 Importante: Embora o termo “nexus” seja amplamente associado ao Sales Tax, ele também se aplica ao Imposto de Renda Estadual (State Income Tax). Ou seja, uma empresa pode ser considerada obrigada a pagar imposto de renda em um estado mesmo sem presença física local — bastando atingir certos critérios de atividade econômica, como:
- Ter receita gerada a partir de clientes naquele estado;
- Executar serviços remotamente para residentes locais;
- Ter funcionários ou contratados prestando serviços no estado.
Cada estado define suas próprias regras para determinar esse nexo para fins de income tax. Portanto, é fundamental avaliar a exposição fiscal da empresa não apenas ao Sales Tax, mas também à tributação de renda estadual.
Preciso me registrar em vários estados?
Depende. A necessidade de registro fiscal estadual está diretamente ligada à existência de nexo. A maioria dos estados possui regras próprias sobre os limiares de vendas e exigências para o cadastro da empresa.
Situações que exigem registro imediato:
- Armazenamento de produtos em centros de distribuição (ex: Amazon FBA)
- Envio de mercadorias com estoque localizado localmente
- Vendas que superam os limiares do nexo econômico em um ou mais estados
- Funcionários ou representantes atuando em outros estados
📌 Importante: o fato de vender pela internet não isenta sua empresa de se registrar. Mesmo empresas 100% digitais, sem sede nos EUA, podem ter nexo e, portanto, devem calcular e recolher Sales Tax.
Quais são os limites de nexo econômico por estado?
Cada estado define seus próprios critérios. Veja alguns exemplos populares:
| Estado | Limite de Vendas | Nº de Transações | Fonte Atual |
| Califórnia | US$ 500.000 | Nenhum mínimo | 2024 |
| Texas | US$ 500.000 | Nenhum mínimo | 2024 |
| Flórida | US$ 100.000 | Nenhum mínimo | 2024 |
| Nova York | US$ 500.000 | 100 transações | 2024 |
| Dakota do Sul | US$ 100.000 | 200 transações | 2024 |
✅Esses valores são atualizados anualmente. É fundamental consultar fontes oficiais ou especialistas para avaliar sua situação atual.
Como gerenciar a complexidade tributária entre estados?
Gerenciar obrigações de Sales Tax nos EUA pode se tornar desafiador à medida que sua empresa cresce. A seguir, algumas práticas recomendadas:
Ferramentas e soluções:
- Softwares de automação de Sales Tax (ex: Avalara, TaxJar, Vertex)
- Monitoramento de vendas por estado para prever quando o nexo será ativado
- Integração com plataformas de e-commerce para cálculo automático de impostos
Governança e conformidade:
- Revisar os termos de marketplaces: em alguns casos, eles recolhem o Sales Tax por você
- Manter documentação organizada para auditorias estaduais
- Contar com consultoria contábil internacional especializada
⚠️ Quais os riscos de não se registrar corretamente?
Ignorar o nexo e deixar de recolher o imposto devido pode trazer consequências graves:
❌ Multas e penalidades retroativas
❌ Cobrança de juros sobre impostos não recolhidos
❌ Perda de reputação e restrição de vendas
❌ Auditorias fiscais estaduais
Muitos estados oferecem programas de denúncia voluntária (voluntary disclosure) para empresas que se regularizam espontaneamente — uma saída estratégica para quem identificou obrigações retroativas.
✅ Checklist: sua empresa tem nexo em outros estados?
Antes de continuar vendendo sem registrar sua empresa em múltiplas jurisdições, revise:
- Você possui estoque armazenado em diferentes estados (como Amazon FBA)?
- Já superou o limite de US$ 100 mil ou 200 transações em algum estado?
- Tem representantes comerciais ou prestadores de serviço locais?
- Sua empresa vende produtos sujeitos a Sales Tax (físicos, digitais, SaaS)?
- Já analisou os requisitos específicos de cada estado onde atua?
Se respondeu “sim” a uma ou mais dessas perguntas, é hora de agir.
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Referências:
Escrito por Marcos Ferreira, Analista de Conteúdo da Drummond Advisors
